合同管理系统应该具备哪些功能

很多企业的信息化做了不少，有 ERP、OA、MES 系统，但合同管理还是依靠线下传统方法。审批靠微信催，履约在 Excel 记录，盖章又要线下跑，一旦风险发生要到处找哪里出现了问题。

合同看起来只是法务工作的一部分，实际上已经贯穿采购、销售、财务、工程等多个环节。

一套好用的合同管理系统，不只是管理类合同文本那么简单，更要能帮助企业降低风险发生概率、加快合同审批的流程、节省人力成本。

01 好用的合同管理系统应该具备哪些功能？

一套成熟的合同管理系统，至少要具备以下 7 项核心能力。

1、合同拟定

合同管理的第一步就是拟定合同。合同模板不统一，条款不规范，不同业务部门各写各的版本，导致最后法务审核压力很大，沟通成本也高。

因此一个好用的合同管理系统要具备：

（1）模版库、条款库、范本库：企业可以预先设定合同模板、常用条款及业务范本，业务人员发起合同拟定时，可直接调用，减少重复编辑工作。

（2）合同编辑器：业务人员通过表单填写关键字段后，系统自动生成合同文本，让合同拟定更加直观、高效。

（3）客商档案：建立客商的引入、资质、交易、评价、退出等全生命周期的管理体系，为新合同签订提供基础数据支撑。

2、流程审批

合同审批涉及业务、法务、财务、管理层多部门协同，如果仅靠线下跑流程盖章，效率非常低。

好的合同管理系统要能支持并行会签、流程节点控制、审批全过程留痕，控制审批节点，合同审到哪一步一目了然。帮助企业实现流程化线上审批，效率更高，审批全流程更加透明。

3、智能签署与印章管理

合同管理系统通常需要具备电子签章、在线签署、用印审批、智能对比、防篡改控制等功能。

物理用印可以实现在线智能比对，避免盖印风险，在审批、盖章、归档等关键环节均可进行版本比对，有效降低合同签署风险。

4、履约协同管理

合同盖章签完，不代表合同管理就此结束，企业需要持续跟踪订单执行、收发货进度、验收情况、结算状态，合同管理系统应能覆盖合同执行全过程。

履约协同管理以合同为主线，将业务流程与财务流程全面打通，实现业务、财务一体化管理。合同履约的每个环节都可以逆向追溯、关联查询。

5、档案管理

合同管理系统中要具备电子档案管理，覆盖合同档案的归档、借阅、归还、查询、鉴定、销毁等全过程。其中全文检索能力尤为重要，业务人员可以通过关键字、供应商名称等多种方式快速检索历史合同，大幅提升查询效率。

6、风险预警管理

业务人员很难做到每天检查所有合同，这就需要合同管理系统自动发现问题，主动预警，比如合同条款有漏洞、签署版本不一致、合作方信用异常、履约过程出现异常等。

动态风险管理中心实现从模版管控、条款管控、智能对比、征信控制、风险预警的全过程风险管控。

优秀的合同管理系统会打通天眼查、企查查这类征信系统，实时获取企业的信用信息、经营状态、司法风险等关键数据。

7、数据集成与分析

很多企业在合同管理上存在一个共性问题，虽然上线了合同管理系统，但是采购数据在 SRM，销售数据在 CRM，仓储数据在 WMS。。。。。。数据依然是割裂的，无法共享，想要最近的采购合同销售数据还要来回切换不同系统，信息滞后。

高效的合同管理系统必须具备强大的数据集成能力，可与企业现有业务深度集成，打通 SRM\CRM\ERP 等系统，实时同步合同数据和业务数据，让合同不再是孤立的数据中心。

在业务分析方面，系统要能够支持多维度、实时化的分析，通过可视化报表快速掌握经营情况。

02 客户案例：某制造企业的合同数字化升级之路

我们合作过一家上市装备制造企业，该企业的合同数量都是以万为单位计算，这几年的合同数量越来越多，靠传统的方法管理合同越来越力不从心，合同审批周期长、履约跟踪困难，出了问题不知道找谁追责，风险预警滞后。特别是在大宗原材料价格波动情况较大的情况下，合同变更频繁，如果变更管理不到位，很容易造成采购结算偏差。

引入了合同管理系统，开启了合同管理数字化之路。

1、从前需要 3 小时拟定的合同，现在10 分钟就能搞定，又快又准。

2、合同全流程实现线上管理，再也不需要人工打印出来再找各个部门负责人签字，审批效率提升了 40%以上。

3、合同签订周期明显缩短，原来 3 天才能签下一份合同，现在半天左右就可以完成。合同签订速度快了之后，业务进度也快了，生产线也能更快开工。

4、合同对比，减少人工核对不同版本、细节的时间，同时还能降低签署风险，系统帮助企业提前发现了多起合同细节前后不一致的情况，及时修改，避免了风险和损失。

企业的合同管理负责人说：过去的合同大多是发现问题再加急处理，上线正远数智合同管理系统后，合同管理才真正贯穿了业务全过程，现在合同管理的效率、风险控制和数据协同能力都提升了。

结语

企业在选择合同管理系统时，要重点关注系统是否具有全生命周期管理能力，是否可以打通业务流程，能不能真的帮助企业降本增效。

一套真正好用的合同管理系统可以帮助企业从管理合同流程到把合同变成有价值的经营数据。